Cuando las personas solicitan información, ¿están las entidades públicas obligadas a buscarla? ¿Cuál es la extensión de esta obligación? ¿Cómo se acredita su cumplimiento?

Aunque la Ley estatal 19/2013, de transparencia, y las correspondientes leyes autonómicas, no contemplan expresamente esta obligación, es obvio que hay que entender que sí que existe como condición previa y necesaria para hacer efectivo el correlativo derecho de acceso a la información pública. Si las entidades públicas pudieran rechazar las solicitudes de información con solo decir que «la información no existe», sin realizar ninguna actividad mínima de búsqueda, poco o nada habríamos avanzado.

En mi opinión, la obligación administrativa de buscar la información y de manifestar claramente si existe o no existe porque no ha existido nunca, se ha eliminado o se ha extraviado, está comprendida dentro del derecho de acceso a la información pública.

Una vez recibida la solicitud de información, la primera obligación que tienen que cumplir las entidades públicas antes de dictar la correspondiente resolución, es, precisamente, desplegar una actividad de comprobación en los archivos para saber si dicha información existe o no. Esa actividad de búsqueda no debe ser ilimitada en el tiempo o en los medios, pero tampoco simbólica. Se debe expresar en qué ha consistido dicho trabajo de localización y qué archivos o programas se han consultado.

Después de esa tarea de búsqueda, los resultados pueden ser distintos:

a) La información no existe porque nunca ha existido.

En este caso, la entidad pública debe manifestarlo claramente y lo procedente sería desestimar la solicitud porque no hay objeto sobre el que se pueda proyectar el derecho de acceso.

b) La información no existe porque ha sido indebidamente eliminada o extraviada.

Del mismo modo que en el caso anterior, la entidad pública debe expresarlo claramente. En mi opinión, dicha entidad debería adoptar todas las medidas a su alcance para reconstruir dicha información, puesto que el funcionamiento anormal de la Administración al no conservar los documentos o perderlos, no puede perjudicar a la ciudadanía ni convertirse en un beneficio de la entidad pública (nadie puede beneficiarse de su propia torpeza).

c) La información existe, esté o no documentada.

c.1) Si la información está documentada y no concurre ningún límite legal, se podrá facilitar sin problema.

c.2) Si la información existe, pero no está documentada o no está contenida en un único documento, sino dispersa en varios de ello, también se debe facilitar sin problema porque no estamos ante la causa de inadmisión de las solicitudes por «reelaboración», ya que no se trata de una operación compleja, como exige la jurisprudencia del Tribunal Supremo (Sentencia 2/6/2022, enlace).

c.3) Por el contrario, si la información existe pero los datos solicitados requieren de un operación compleja para su obtención (está dispersa entre órganos de distinta administración; se trata de elaborar estudios, informes o análisis «ad hoc», a la carta; se refiere a un periodo temporal amplio, etc.), se podrá inadmitir la solicitud de acceso a la información pública aplicando la causa de reelaboración.

Respecto a la obligación de buscar la información, el Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía, en la Resolución nº 856, de fecha 23/4/2026 (enlace), se ha pronunciado en estos términos:

“[…] la legislación de transparencia reclama de las autoridades públicas que desplieguen el esfuerzo razonablemente posible para atender las solicitudes de información y, en consecuencia, puedan responder, en los plazos previstos, de forma completa y ajustada a los términos de las peticiones formuladas por la ciudadanía. Las entidades sujetas a las exigencias de lo que se ha dado en denominar “publicidad pasiva”, y por tanto responsables de su cumplimiento [art. 6 c) LTPA], deben realizar una tarea de búsqueda de los “contenidos o documentos” que obren en su poder y se hayan elaborado o adquirido en el ejercicio de sus funciones, con independencia de cuál sea su “formato o soporte” [art. 2 a) de la LTPA]. Los sujetos obligados, en suma, han de estar en condiciones de acreditar que sus esfuerzos de búsqueda de la información han sido rigurosos y exhaustivos y que han explorado todas las vías razonables para localizar los contenidos o documentos requeridos”.

Obviamente, una adecuada gestión documental y de los archivos es esencial para buscar y localizar la información y garantizar su autenticidad y conservación. Cuantos más medios económicos, personales y técnicos invierte la entidad pública en sus archivos, más aumenta la transparencia. Y al revés, cuanto menos se invierte, más opaca es la organización. Es así de claro. Si ante una solicitud de información, la entidad pública puede fácilmente afirmar que «no existe o no consta» y no se molesta ni en buscarla, o lo que es peor, la busca a sabiendas de que su sistema de gestión documental y de archivos es un desastre y que va a ser imposible encontrarla, la transparencia se convierte en un brindis al sol.